Inleiding
Solvay erkent en ondersteunt de privacybelangen van iedereen en eerbiedigt deze belangen wanneer zij persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. Solvay eerbiedigt met name de privacy van haar klanten, leveranciers en werknemers en andere personen met wie Solvay zakelijke contacten heeft. Naast de beperkingen en verplichtingen die in dit beleid zijn vervat, voldoet Solvay aan de toepasselijke nationale wetten inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (2016/679), die op 25 mei 2018 van kracht wordt, en alle andere wet- en regelgeving die van toepassing is in de rechtsgebieden waarin Solvay haar bedrijf uitoefent..
Toepassingsgebied
Dit beleid is van toepassing op :
(1) persoonsgegevens die worden verzameld, bijgewerkt, gebruikt of anderszins verwerkt door mondiale bedrijfseenheden, functie-/bedrijfsondersteunende activiteiten en aan Solvay gelieerde entiteiten. Dit beleid wordt wereldwijd toegepast en geldt voor alle vestigingen van Solvay. Het beleid heeft een dwingend karakter en vormt de basis voor het gebruik van persoonsgegevens. Het kan alleen worden vervangen door strengere nationale regelgeving;
(2) persoonsgegevens in elk formaat, waaronder zowel schriftelijke als elektronische dossiers en informatie; en
(3) persoonsgegevens die Solvay voor haar eigen zakelijke doeleinden verzamelt en gebruikt.
In sommige gevallen verwerkt Solvay persoonsgegevens die eigendom zijn van andere ondernemingen, met name in het kader van overeenkomsten voor transitiediensten. In die gevallen beschermt Solvay de aan haar doorgegeven persoonsgegevens overeenkomstig dit beleid en alle toepasselijke wet- en regelgeving en gebruikt zij die gegevens slechts voor zover de eigenaar daarvoor zijn toestemming heeft gegeven en zoals gedetailleerd is vastgelegd in een overeenkomst voor transitiediensten.
De voorwaarden van dit beleid zijn ook van toepassing op vertegenwoordigers en aannemers die namens Solvay persoonsgegevens verwerken.
Definities
Voor de toepassing van dit beleid gelden de volgende definities:
« Persoonsgegevens » alle informatie waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Hieronder valt alle informatie aan de hand waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd, wat een enkel gegeven kan zijn of dat gegeven in combinatie met andere gegevens die beschikbaar zijn of vermoedelijk beschikbaar zullen komen, zoals naam, thuisadres, e-mail, identificatienummer, salaris en informatie over uitkeringen. Voor dit beleid wordt geen onderscheid gemaakt tussen iemands persoonsgegevens als particulier, als publieke persoon of als werknemer.
« Verwerken » een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals verzamelen.
« Gevoelige persoonsgegevens » gegevens waaruit iemands medische situatie of gezondheidstoestand, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid blijken.
Privacybeginselen
(1) Verzamelen of gebruiken van gegevens - Doeleinden
Solvay verzamelt en gebruikt persoonsgegevens ter ondersteuning en bevordering van haar activiteiten. Solvay verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde en rechtmatige doeleinden en steeds in overeenstemming met de toepasselijk wetgeving. De typen informatie en de doeleinden waarvoor Solvay persoonsgegevens verzamelt, zijn onder meer:
Voor werknemers
Solvay verzamelt en gebruikt persoonsgegevens van huidige en potentiële werknemers en zelfstandige aannemers voor zover noodzakelijk voor personeelszaken en arbeidsprocessen.
Voor klanten, verkopers, leveranciers en onderaannemers
De klanten, verkopers, leveranciers en onderaannemers van Solvay zijn voor het grootste deel ondernemingen. Solvay verzamelt gegevens over personen die bij hen in dienst zijn. Deze zakelijke contactgegevens en andere persoonsgegevens worden gebruikt voor het beheer van bestaande en toekomstige zakelijke afspraken.
Overige
Er kunnen aanvullende persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt en verspreid voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en voor de nakoming van wettelijke verplichtingen, zoals rapportageverplichtingen die uit de wet voortvloeien, het onderzoeken van vermeende overtredingen, het beheren van en in rechte instellen van verweer tegen vorderingen, en het gevolg geven aan dagvaardingen, gerechtelijke bevelen en andere verplichtingen in verband met juridische procedures. Wij kunnen bijvoorbeeld informatie over personen verzamelen die onze faciliteiten bezoeken.
Solvay verzamelt deze informatie op redelijke en rechtmatige wijze.
(2) Kennisgeving aan betrokkenen - Transparantie
Lorsque cela est exigé, Solvay informe les personnes de son traitement de leurs informations et met également ces informations à disposition sur demande. En particulier, ses avis de confidentialité contiennent :
- le type d’informations que nous collectons ;
- les fins auxquelles nous collectons des Informations à caractère personnel ;
- les types de parties auxquelles nous divulguons des Informations à caractère personnel ;
- les protections de la confidentialité et des informations que nous employons ; et
- la manière d’accéder aux, de corriger ou d’effacer les Informations à caractère personnel (le cas échéant).
Solvay offre également une transparence eu égard aux transferts d’informations internationaux. Dans la mesure du possible, les avis de confidentialité comprennent des informations sur la manière dont des Informations à caractère personnel peuvent être utilisées au sein du Groupe Solvay et par des tiers, les fins desdits transferts, les destinataires potentiels, et les protections que Solvay a mises en place pour contribuer à garantir un niveau adéquat de protection des informations transférées.
(3) Rechtmatigheid en redelijkheid van de verwerking
Solvay verwerkt persoonsgegevens op een rechtmatige en eerlijke wijze. Dit betekent dat aan alle verwerkingen rechtmatige gronden ten grondslag liggen, zoals de noodzaak om gegevens te verwerken (i) voor het opstellen en/of uitvoeren van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, (ii) voor het vervullen van een wettelijke verplichting die op Solvay rust, (iii) voor het beschermen van vitale belangen van de betrokkene, (iv) voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang, of (v) voor het behartigen van rechtmatige belangen van Solvay of een derde, voor zover de belangen of de rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen.
Verder geldt dat indien bij wet of overeenkomst is bepaald dat voor het verzamelen, gebruiken of verspreiden van persoonsgegevens de toestemming van de betrokkene is vereist, Solvay die toestemming moet krijgen voordat de betreffende persoonsgegevens worden verwerkt of doorgegeven.
(4) Gevoelige gegevens
Er zijn bepaalde typen persoonsgegevens die door Solvay als bijzonder gevoelig worden aangemerkt en waarvoor Solvay extra en passende maatregelen neemt voor het beschermen van de privacy van betrokkene en voor geheimhouding. Solvay verzamelt en gebruikt deze gevoelige gegevens alleen als daar een juridische grondslag voor bestaat, als de toestemming van de betrokkene is verkregen of als daar dwingende zakelijke redenen voor bestaan en de wet het toestaat.
(5) Juistheid van gegevens
Solvay neemt redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens redelijk juist, volledig en up-to-date zijn, voor zover nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
(6) Verspreiding van gegevens
Interne verspreiding
In het algemeen kan Solvay persoonsgegevens binnen de Groep verspreiden wanneer de wet dit toestaat voor redelijke en passende bedrijfsdoeleinden. Maar zelfs voor interne verspreiding geldt dat de toegang tot persoonsgegevens beperkt is tot werknemers, vertegenwoordigers en aannemers welke die toegang nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken.
Externe verspreiding
Het verstrekken van persoonsgegevens aan anderen dan werknemers, vertegenwoordigers of aannemers van Solvay is alleen mogelijk voor zover dit wettelijk is toegestaan of vereist, voor zover het gebeurt om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak of overeenkomst of omdat het noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering, of als de betrokkene zijn toestemming heeft gegeven. In het bijzonder:
- Werknemers
Solvay verstrekt persoonsgegevens van haar werknemers aan een scala van derden die diensten verrichten ten behoeve van werknemers, zoals loon- of uitkeringenadministratie.
- Alle betrokkenen
Persoonsgegevens kunnen altijd bekend worden gemaakt om te voldoen aan een wettelijke verplichting, naar aanleiding van een informatieverzoek van de overheid of als onderdeel van een 'due diligence'-onderzoek en onderhandelingen in verband met de verkoop of overdracht van alle of een deel van onze activiteiten en als onderdeel van de voltooiing van die verkoop of overdracht.
(7) De locatie van persoonsgegevens en internationale doorgifte
Persoonsgegevens kunnen worden bewaard en verwerkt op nationale, regionale en mondiale hoofdkantoren van Solvay, op vestigingen van aan Solvay gelieerde entiteiten of van onze dienstverleners, op een of meer van onze internationale datacentra en in de cloud via onze dienstverleners, steeds in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
De internationale voetafdruk van Solvay brengt met zich mee dat tussen de verschillende entiteiten van de Groep, en van die entiteiten aan derden, die in meerdere landen zijn gevestigd, een groot aantal gegevensdoorgiften plaatsvindt. Solvay doet al het mogelijke om ervoor te zorgen dat voor die doorgiften passende beveiligingsmaatregelen worden genomen die in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving.
(8) Bescherming van persoonsgegevens
Om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te beschermen, neemt Solvay beveiligingsmaatregelen die passen bij de gevoeligheid van de gegevens. Die beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer redelijke administratieve, technische en fysieke maatregelen voor de geheimhouding en beveiliging van persoonsgegevens tegen verwachte bedreigingen en ongeoorloofde toegang. Verder voert Solvay een effectief programma voor gegevens- en privacybescherming uit.
Wanneer de wet dit voorschrijft, worden inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteit gemeld en/of ter kennis van de betrokkene gebracht.
(9) Inzage en correctie - Rechten van betrokkenen
Solvay stelt betrokkenen in het algemeen desgevraagd in de gelegenheid om hun persoonsgegevens in te zien, op juistheid en volledigheid te controleren en zo nodig te laten bijwerken. Betrokkenen krijgen van Solvay ook een redelijke gelegenheid om bezwaar te maken tegen het verzamelen, gebruiken en verspreiden van hun gegevens.
(10) Bewaren van gegevens
Solvay streeft ernaar om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan is toegestaan volgens de wet.
Verantwoordelijkheden
Het is de verantwoordelijkheid van alle werknemers om te helpen bij de bescherming van persoonsgegevens, door steeds overeenkomstig dit beleid te handelen. Ook is het de verantwoordelijkheid van alle werknemers om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die Solvay in haar bezit heeft, juist en up-to-date zijn.
Solvay heeft een speciale afdeling opgericht, het Data Protection & Privacy Office, die verantwoordelijk is voor het coördineren van alle inspanningen gericht op de nakoming van privacyvoorschriften, alsook voor een effectieve communicatie van dit beleid en het verzorgen van relevante opleidingen. Daar waar de nationale wetgeving dit voorschrijft, wijst Solvay op nationaal of lokaal niveau een functionaris voor gegevensbescherming aan.
Het is de verantwoordelijkheid van iedere mondiale bedrijfseenheid, functie-/bedrijfsondersteunende activiteit en aan Solvay gelieerde entiteit, alsook van iedere werknemer, om ervoor te zorgen dat bij de verwerking van persoonsgegevens dit beleid wordt nageleefd en ieder geval van niet-nakoming bij het Data Protection & Privacy Office te melden.
Het Data Protection & Privacy Office is verantwoordelijk voor het omschrijven en up-to-date houden van dit beleid.
Iedere overtreding van dit beleid kan aanleiding zijn voor passende maatregelen, waaronder disciplinaire maatregelen, mitigerende maatregelen en beëindiging van de zakelijke relaties, behoudens en overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.